Tratamiento de los activos de operación
1 Conceptualización de los activos de operación.-
Estos activos representan ciertas particularidades de carácter conceptual que condicionan los registros contables, diferentes a los activos fijos. Estos activos se adquieren para que sean utilizados como soporte de las operaciones normales de alojamiento y alimentos- bebidas, tanto así que se identifican como parte integral del servicio lo que es diferente a que se adquieran como la intención de ser vendidos.
Los recursos que pertenecen a este tipo de activos deben ajustarse al siguiente
comportamiento:
- Se adquieren con la intención de que conformen soporte de las operaciones normales (función del activo).
- Que el tiempo de pertenencia es mantener dicho recurso en determinada forma sea mayor a una año(esencia del activo), pero la gran mayoría de estos recursos que presentan una vida útil menor a un año, además de presentar características de recursos agotables a estos no se le puede aplicarlos métodos convencionalmente de depreciación. activos utilizados en hotelería y en su defecto en restaurantes de cadena e independientes
2 Tratamiento de activos de operación.-
Estos activos son parte de planta – propiedad – equipo, no se consideran como inventario ya que las salidas de almacén de estos elementos no se pueden considerar como gasto, por que se mantienen en la operación por un cierto periodo. Se consideran a una cuenta de diferidos (activos de operación). Es decir su agotamiento o gasto es de acuerdo a su vida útil (6 meses, 8 meses según el activo de operación.
3. Clasificación de activos de operación.-
Se clasifican considerando la utilización para cada departamento operativo.
3.2.2.- Como se mide una causación (el gasto ).-
Se utiliza una metodología que combine los conceptos de “depreciación” y “amortización” ya que se concluyen las siguientes particularidades en el tratamiento de estos activos:
- Se consideran como planta – propiedad y equipo pero no se desprecian como tales.
- Pueden figurar en las cuantas de activo diferido “como retiro de operación”Para luego convertirse en gasto.
- De acuerdo a su naturaleza y propensión al deterioro, estos activos, específicamente lencería, mantelería, uniformes y cierta cristalería, identifican una vida útil menor de un año, presentando características de recursos “agotables”.
- Estos activos se conforman por cientos o miles de piezas diferentes tamaños y capacidades, lo que hace imposible una identificación contable para la aplicación de los métodos de depreciación (calculo de la depreciación acumulada para cada uno)
- No solo son numerosos, sino propensos a la rotura y hurto lo que condiciona que el tratamiento contable debe reflejar dichas perdidas sin la necesidad de mantener un estricto control o contabilización de cada uno, lo que es inoperante por el esfuerzo administrativo que implica.
3.2.3.- Medición de acusación a cada departamento.-
Una de las metodologías que se puede utilizar para la medición de la acusación (gasto) de cada departamento debe ser proporcional a un parámetro de actividad que condicione la utilización de estos activos y que a la vez estimule su deterioro.
Existen algunos tratamientos o métodos para calcular la amortización de estos activos, uno de ellos está en función de los índices.
a) En función de coeficientes” .- Esto se identifica con el nivel de venta de los departamentos y la utilización del activo se presenta a través de un coeficiente que se aplica al parámetro mencionado para así calcular la depreciación. Se han establecido estándares de acuerdo a estudios realizados, que citamos a continuación:
Ejemplo de como hallar la causación (gasto).
Cristalería:
Si las ventas de A/B en el mes fueron de US $ 22.500 el cálculo sería:
Ventas de A/B. Coeficiente = causación o gasto
US $22.500 * 0.0156 = US $ 351
Esta cifra representa la utilización, pérdida, rotura de este activo, esta causación se refleja como gasto en el estado de resultados (ganancias y pérdidas).
b) Para el caso de los uniformes.- En este caso, es distinto ya que la vida útil de los uniformes depende de la calidad del material, el tratamiento y uso que se le de. Para facilitar el tratamiento existen varios criterios que se aplica a los tipos de uniformes son en función del su vida útil : 4, 6, 8, ó 12 meses.
Definida la vida útil se realiza el siguiente proceso:
1) Información de las compra de Uniformes:
2) Cálculo de la Causación (gasto) y apropiación departamental:
Saldo Inicial Uniformes + Compras durante el mes =
Disponible ./. La vida útil / Causación (gasto)
La apropiación departamental se determina de acuerdo al número de empleados que el hotel mantenga en cada área.
3.2.4 Inventario físico.-
Se procede a contar todo lo que se mantiene en almacén no propenso al deterioro y lo que se está utilizando normalmente.
a) Para el caso cristalería, cubertería y loza:
- Reunir todos los elementos en un área determinada clasificando por tipo de activo.
- Disponer del número adecuado de personas que puedan realizar el conteo en pocas horas.
- Realizar el inventario en horas “muertas” es decir, cuando no se ofrezca el servicio, ni se presente alguna actividad. Se dificulta cuando la operación de “room - service” es de cierto tamaño obligando a suspender el servicio, a las 9 p.m. para así poder recolectar los activos que se ha despachado a las habitaciones.
b) Utensilios de cocina y bar.-
- Aquí es más favorable ya que se encuentran más concentrados en ciertas áreas, son menos numerosos pero muy diversos.
c) Lencería que está en operación
- Elementos que se encuentran en las estaciones de ropería de cada Supervisora de Piso.
- Lencería que se encuentra en Lavandería.
- En habitaciones que se toma como base de cuantificación el número de camas.
Nota: Los inventarios periódicos se deben practicar por lo menos en forma semestral, con la finalidad de determinar las cantidades y valores reales que van a darse de baja, o que han sido sustraídos, rotos, perdidos etc. Estos montos o valores de conciliarse con los cálculos en función de los índices; de tal manera que puedan determinarse índices más razonables según la operatividad de cada empresa.
